6/28/2012

想提升簡報技巧?推薦給需要向老闆簡報的人:邏輯思考的技術 寫作、簡報、解決問題的有效方法

這是一本十分實用的工具書推薦給在職場上需要製作簡報,或是負責各類分析專案的朋友,這本書主要談的是如何把收集到的繁雜瑣碎資料予以系統化分類,以產出一份具邏輯性的專業報告. 

兩位作者都曾在知名的麥肯錫顧問公司任職,負責企業客戶的顧問諮詢報告之邏輯架構、表達等提供專業意見,透過這本書,我們也可以學到麥肯錫公司解決問題的思考方式建議大家可以邊看邊反省自己平日簡報有何盲點,我本身很喜歡他們提倡釐清問題後,先談結論的論述方式,對於沒有時間逐條細看的老闆,是很有效率的溝通方式

本書的重點摘要如下:
書名:
邏輯思考的技術 Logical Thinking 
寫作、簡報、解決問題的有效方法
          
出版社 : 經濟新潮社
作者 : 照屋華子, 岡田惠子

重點摘要 :
溝通 
- 錯誤示範 : 常有人上台報告的第一句話 : 「我想說的是……
- 重點不在於「你」想說什麼,也不是「你」認為重要的是什麼,而是就對方來說,他所接 收到的「訊息」內容是否是他所期待的。
- 訊息要滿足三要件 :
1. 在這次溝通中所要解決的問題(主題)必須明確易懂
2. 要有個「答案」可以滿足問題或主題所需的要件
3. 溝通後希望對方有什麼反應,也就是所期待得到的對方的反應要很明確

- 要常常確認1. 問題(主題)2. 所期待得到的對方的反應
   
- 報告時要先說:「今天要說明的是叫做OO的主題」,要是大家對主題的認知不同就不可能進入討論。

- 簡報只是手段,不是目的;簡報的最終目的在於希望對方有所「反應」,例如讓主管回饋意見、判斷、要求採取下階段行動等。
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答案

- 錯誤示範 : 簡報報告完畢後,對方說:「所以你的意思到底是要做還是不做?

- 答案具備的要素 : 結論、根據、方法,就是說明為什麼有這個「結論」,說明這個結論的「根據」為何,若結論是要採取某個行動,要一併說明如何執行該行動的「方法」。


- 引用「根據」時若不能得到認同,可能是犯了以下常見錯誤,以至於無法說服對方 :
     1.「因為沒有A,所以需要==>理由薄弱
     2. 對方問:「這些是事實?還是你的判斷或假設==>可性度被打折
     3. 報告者說:「當然應該…..」「不用說就應該知道==>先入為主

     - 沒有說服力的「答案」常見缺點和解決方法
     1. 內容明顯重複、遺漏、離題:可用MECE法 (橫向法則)
     2. 內容不連貫 :可用So what? / Why so?法 (縱向法則)

MECE法 : Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive
- 意思 : 「以互不重複,全無遺漏的各部分整合起來,掌握某件事」,就是把蒐集到的資料(母集合),加以分類成互不重複且毫無遺漏的子集合。

- 重點在於分類法的切入點,不同切入點可造就報告是否精采深入或平淡無味。

- 對於MECE法建議大家可以順著本書提出的整合和思考邏輯,邊讀邊把自己職場上遇到的案例套入練習. 

範例 :問題是公司是否應該導入網路模擬婚禮的服務時, MECE就不能只寫出導入的優點, 應該要包含導入的缺點和不導入的優缺點ㄧ併討論, 這樣才夠完整.

So what? / Why so?  :


- So what : 把材料整理後, 挑出可用來回答問題的精華部分

- Why so : 驗證挑出的精華部分為什麼可以得出這樣的結論

  例如 :
  簡報時展現某一畫面給主管看, 你同時用口頭報告:透過這張圖可以得到A/B/C等三個結論.這就是So what的意思. 
而Why so就是在自問 :這張圖為什麼可以得到這些結論. 

看更多 :
邏輯思考的技術:寫作、簡報、解決問題的有效方法(博客來)

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